Skip to main content

Tips for Effective Business Communication!

From a forwarded email.

In your very best relationship - whether your spouse, best friend, sister, co-worker - you can easily communicate with them in a high value way. You telephone, email, write notes, make plans and generally stay in contact with them because you want a connection and a relationship with them.

In building very good relationships in business, it is absolutely the same. What is different in a business relationship is that you are communicating with colleagues and you don't always know them as well as a dear friend. However, they need the same attention that a good relationship needs.

These needs are:

  • Returning a phone call
  • Following up on a request
  • Listening intently
  • Appreciative communication
  • Clear communication with details and directions
  • Doing what you say you will do
  • Remembering what is important to them
  • Valuing what is most important to them

Our communication styles and methods are being stretched by email, technology, lack of time and resources that limit our ability to do so much in our day. If you take the time to examine what is important to you, I think you will find that they are also the courtesies that you expect in all business communication, actually how you would like to be treated and communicated with.

Email - Not only should you be returning emails in a timely way, but you need to set the context each and every time of why the email is important and what information it is that you want to deliver. Spam filters help, but in order to more easily control your email load, you need to be in more control of what you generate yourself. In business, be brief, be informational and be gone.

Cell phones - The ring tones that are available now are fun outside of the office, networking situations, client lunches etc. Put your cell phone on manner mode or shut it off. Take and make calls when you are with people sparingly. Most people are not interested in listening to your phone conversation no matter how stimulating you think they might be. If you need to take or make a call, excuse yourself and then make it brief.

Returning phone calls - Whether you think you have time to return the call or not, find out what people need, make sure you are clear on whether you can help them or not and then get back to your own work. People who return phone calls are trusted and respected. You do not need to make the calls long. In fact, returning all calls twice a day instead of doing it piece meal all day long is a good way to manage your time more appropriately.

Here are some additional basics that will help you grow your own identity and brand which will identify you as a trusted and respected up and coming leader:

Practice your handshake - Ask a friend to shake hands with you and then give you feedback. Firm is good.

Eye contact - Learn to look at a person when they are speaking.

Body language - 55% of our nonverbal communication is our body. Watch what your body is saying about you.

Business cards - Get one and have them with you ALL of the time. You should include an address, email, telephone number, full name, what you do and your title.

Standing and greeting - If you are being introduced, stand, reach out your hand and shake their hand.

Post a Comment

Popular posts from this blog

Mirat-ul-Uroos - Fariha Pervez - Lyrics

میرا ایک چھوٹا سا سپنا ہے
جسے پل میں پورا کر دے گا
ان آتی جاتی سانسوں میں
وہ خوشبو کوئی بھر دے گا
مجھے اونچی ہواوُں میں اڑنا ہے
اور امبر کو جا چھونا ہے
سونا ہے یار کے بستر پر
پھر ہر ایک خواہش میں جگنا ہے
جب چاہوں گھوموں بگھیا میں
میں تتلی ہوں مجھے پر دیتا
وہاں کیسے چیں ملے مجھ کو
جہاں قدم قدم پر پہرے ہوں
دم گھٹتا ہوجہاں  رہتے ہوئے
جہاں غم کے سائے گہرے ہوں
جومنزل پر لے جائے گی
وہ مجھ کو ایسی ڈگر دے گا
میں چلتے چلتے تھک بھی گئی
اور منزل ہاتھ نہیں آئی
خود اپنے سپنے تور لیئے
اور سکھ کی رات نہیں آئی
اب آکے ہوا مجھے انداذہ
میرا ساتھ وہ ذندگی بھر دے گا
کیوں حد سے گزری وحشت میں
اسے دھیرے دھیرے کیوں نہ چھوا
کیوں سارے ناتے ٹوٹ گئے
بھری بھول ہوئی احساس ہوا
جب ٹوٹے لمحے جوڑوں گی
مجھے جینے کی وہ خبر دے گا
میرا چھوٹا سا اک سپنا ہے
جسے پل میں پورا کردے گا
ان آتی جاتی سانسوں میں
وہ خوشبو کوئی بھر دے گا

Khuda Karay K Meri Arz -e- Pak Par Utray

خدا کرے کہ میری ارض پاک پر اترے وہ فصل گل ، جسے اندیشہ زوال نہ ہو یہاں جو پھول کھلے، وہ کھلا رہے صدیوں یہاں خزاں کو گزرنے کی بھی مجال نہ ہو
یہاں جو سبزہ اگے، وہ ہمیشہ سبز رہے اور ایسا سبز ، کہ جس کی کوٴی مثال نہ ہو گھنی گھٹاٴیں یہاں ایسی بارشیں برسا ٴیں کہ پتھروں سے بھی روٴید گی محال نہ ہو
خدا کرے کہ نہ خم ہو سر وقار وطن اور اس کے حسن کو تشویش ماہ و سال نہ ہو ہرایک فرد ہو تہذیب و فن کا اوج کمال کوٴی ملول نہ ہو، کوٴی خستہ حال نہ ہو
خدا کرے کہ میرے اک بھی ہم وطن کےلیے حیات جرم نہ ہو، زندگی وبال نہ ہو خدا کرے کہ میری ارض پاک پر اترے وہ فصل گل ، جسے اندیشہ زوال نہ ہو

ضروری تو نہیں

میں بتا دوں تمہیں ہربات ضروری تو نہیں
آخری ہو یہ ملاقات ضروری تو نہیںجیت جانا تمہیں دشوار نہیں لگتا تھا
آج بھی ہوگی مجھے مات ضروری تو نہیںآدمی فہم و ذکاء سے ہے مزین لیکن
بند ہو جائے خرافات ضروری تو نہیںدل کی راہوں پہ کڑا پہرا ہے خوش فہمی کا
مجھ سے کھیلیں میرے جذبات ضروری تو نہیںامتحاں گاہ سے تو جاتے ہیں سبھی خوش ہوکر
ٹھیک ہوں سب کے جوابات ضروری تو نہیںممتحن میں تو تیرے نام سے لرزاں تھی مگر
تیرے تیکھے ہوں سوالات ضروری تو نہیںمجھ کو انسان کی قدریں بھی بہت بھاتی ہیں
بیش قیمت ہوں جمادات ضروری تو نہیںیوں تو زر اور زمیں بھی ہیں مگر عورت ہو
باعث وجہ فسادات ضروری تو نہیںہر نئے سال کی آمد پر یہ کیوں سوچتی ہوں
اب بدل جائیں گے حالات ضروری تو نہیں[پروین شاکر]